DEAR TRAVELER

The travel contract below mentioned, is regulated by the “Traveling International Convention” signed in Brussels on April 23, 1990, which stated that all the cancellations, changes and substitutions by reasons applicable to the traveler or the Agency, are subject to penalty. The cancellations, changes and substitutions of reservations made by unforeseen circumstances and by force majeure, as the caused by phenomenon natural or social, will be regulated by the stated in this contract.

General reservations.
The reservations accepted by Peru Gateway Travel / Orquídea Tour, will be subject to
availability of transportation, lodging and operators, which will be informed to the traveler through a final confirmation .

The itineraries are worked very carefully with the traveler assistance but, for operations reasons, it could be necessary to change the order of the activities, due to force major problems, such as natural disasters; social problems, such as strikes, etc., which in most cases the transport and operators of the city to be visited are totally stopped, in this unforeseen cases, the Quality and Control Department will make these changes, together with the travelers and their operators.

Traveler documentation
Peru Gateway travel / Orquídea tour recommend to the travelers, to present their personal documents to show the operator and hotels with the correct names, effective numbers in the passports, etc. in order to avoid problems and charges of the 19% additional Peruvian tax at the moment of the check in or out at the Hotels.

Passports & Visas
You are responsible for all visas, permits, necessary health requirements, and any other documents as required by laws, regulations and orders of the countries visited. All passengers travelling in South and Central America require a Passport, valid for 6 months beyond the conclusion of their trip, and with appropriate visas according policy of each country.

Important: It is the responsibility of each passenger to have a valid Passport and necessary visas, as well as to comply with entry, health or other requirements of the countries visited. The Operators and/or their employees and agents are not responsible for passport, visa requirements, entry, health or other requirements of the countries visited or for any loss sustained by you for failing to comply with laws, regulations, orders and/or requirements of countries visited.


Modification of reservations
Any change made by the traveler must be done within 30 labor days (individual passengers), 60 labor days (groups) prior to the travel, if not, Perú Gateway Travel / Orquídea Tour will reserve the right to accept or decline the modifications suggested according to availability of the tourists companies : lodgings, tour operators and transport. The changes in reservations is made 15 labor days prior the date of the travel, will not be accepted.

Validity of contingencies.
There could be changes which caused several modifications, such as taxes for airport and general tourist services. If the modifications caused an increase of more than 10% in the agreed price, the traveler can cancel the contract without penalty if he inform by written to Perú Gateway Travel / Orquídea Tour during the 48 hours of received the modification. In other way, will be considered that the travel agree with the modification(s).

Air tickets booking
Prices are subject to availability and tariff change until the date of issue, traveler will be informed about that change. Besides that, the schedule and flight numbers are also subject to change by the airline until the departure date. The air reservation is emitted immediately so it is not refundable.

The personal information that the traveler send like names, surnames and passport numbers for the flights reservation have to be the same as your passport document. It will be the responsibility of the traveler in case there are some mistakes or omission.

Substitution of the traveler – Lodgings and organized tours.
The traveler who cannot made the itinerary due to personal reasons, such as sickness, can be replaced by other person with a previous notification of 15 labor days prior to the date of travel, this regulation will be only possible for lodgings and tours, but not for “Inca trail ”, air and bus tickets, which only can be used by the original traveler, on the contrary, the new traveler must pay the expenses of any penalty occurred by the change in the name or should have to pay all the service again.

High Season Period
During the high season from April to July Perú Gateway Travel / Orquídea tour, will reserve the right to change the cancellation policies, in function with the special restrictions and penalties of the Hotels and suppliers.

Inca Trail booking
The policy of cancellation of “Inca Trail” is the strictest of the traveler contract; it depends on and is only subject to the INC “National Institute of Culture” and the operators, who have the authority and control of this. Perú Gateway Travel / Orquídea tour is subordinated to the availability of the Inca Trail operator and INC.

After the date acceptance and the payment received the service can not suffer any modification, such as: change of date, change of passports, substitution of passengers; cancellations due to personal reasons, etc. Perú Gateway Travel will not make any reimbursement for the above mentioned reasons. Any modification or cancellation must be informed to the Quality and Control Department.

Cancellations: Organized tours and lodgings.
The request of cancellation must to be required by written to the Quality and Control department including all the relevant information. Take note that the package is subject for the Hotels cancellation polices so for this reason the deadline above will be depend of the final response from our Hotels in general. In case exist air tickets included in the package will be not refunded that portion.

In case a traveler of the package decided to cancel the trip for any reason with a very few days prior the arrival and not exist the traveler substitute Peru Gateway Travel /Orquidea tour will charge the total price of the package in order to cover all the expenses of the arrangements .

*Cancellation Recess Package (individual passengers),
Within the 30 labor days (Monday to Friday) prior the arrival- the deposit of the travel must be totally reimbursed, less $ 15.00 for administrative charges
Within the 29 and 16 labor days (Monday to Friday) prior the arrival - we will reserve the right to keep the half of the deposit, less $ 15.00 for administrative charges.

There will not be any reimbursement within the 15 labor days prior to the arrival.


Cancellations Recess Package (GROUPS)
Within the 60 labor days prior to arrival (Monday to Friday) prior the arrival- the deposit of the travel must be totally reimbursed, less $ 15.00 for administrative charges
Within the 59th labor days to the 45 days (Monday to Friday) prior the arrival- we will reserve the right to retain half of the deposit less $ 15.00 for administrative charges.
We will be unable to make any refund from 44 working days, or less, days prior to arrival.

The tourist transportation, such as train or bus will be subject to the policy of their suppliers. Also, there will not be any kind of reimbursement if the travel is cancelled due to the lack or irregularities in the personal documents of the traveler, which could be: identity cards, passports, vaccinations, etc.

Cancellations Recess of Hotels reservations
The cancellation of the hotels reservations can only be made via "Peru Gateway Travel S.R.L
The request of cancellation must to be required by written to the Quality and Control department including all the relevant information.
The following scale of charge will be applied depending on the season when the notification of cancellation is received.
Within the 15 labor days or more (Monday to Friday) prior to the check-in date: US$ 15 administration charge may be made.
Within the 14 days to 9 labor days (Monday to Friday) prior to the check-in date: 50% of the total reservation amount will be charged.
Within 8 days or less (Monday to Friday) prior to the check-in date cannot be refunded.
In case of NO-SHOW, the passenger need to pay the 19% of IGV of the first night according peruvian regulations.

IMPORTANT NOTE: Some deluxe hotels have a different recess cancellation so the traveler has to send the formal cancellation and wait for the appropriate response.

Cancellation of the deposit
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If the traveler request to cancel the deposit prior that Peru Gateway travel starts with all the reservations of your package it will be discount the $15 of the administrative expenses.


The Reimbursement
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The request of the reimbursement has to be required by e-mail to the Quality and Control department with all the relevant reason, this process takes 15 and 20 labor days .It depends of the case. The reimbursement is making at your credit card then in few days the traveler need to review with your bank.

Responsibility.

Perú Gateway Travel / Orquídea tour organize by order and account of our travelers, with their names, the transportation, lodging and other tourist services required, so we are not responsible in case of accidents, losses of personal effects, delays or interferences with the tour, due to force majeure like bad weather condition or some problems in the operation respect of the transportation companies like airplane, train and bus. We have no the direct responsibility.

Perú Gateway Travel / Orquídea tour, are not responsible for any kind of sickness, maternity, physical or mental impediments, which may put into risk the health or integrity of our traveler or third parties during the tour. We will not assume any claim or reimbursement due to the above mentioned reasons.

We request to inform us previous to the agreement of our services, about any limitation of this nature, in order to recommend special services which contemplate the existing impediments.

Social Events: Perú Gateway Travel / Orquídea tour, are not responsible for strikes or some politics situation which can be interrupt part of your trip, in this case Peru Gateway travel does the best to try to help the traveler and find another way you continue your trip but it depend of the availabilities and the real situation we have to consider the security in the zone.

Quality of the services: Peru Gateway Travel /Orquidea tours guarantee all the services since 11 years working in tourism and have a very good commercial relation with our supplier and Hotels companies.
If the Traveler have an emergency please contact to the numbers below our representative assistant the 24 hours –Labor and Holiday days.

Emergencies numbers:

Lima: +51 1 998181709 Cusco: +51 1 998182455

Quality and Control department Office
From Monday to Friday –from 09:00am to 18:00hrs
Saturdays –from 09:00am to 14:00hrs
E-mail address:reservas@perugatewaytravel.com 
                      cancellation@perugatewaytravel.com



Peru Gateway Travel thanks to the traveler for the attention and understanding of the above mentioned terms and conditions is highly appreciated.







ESTIMADO VIAJERO

El contrato del viaje aquí descrito, está regulado por la Convención Internacional sobre Viajes firmada en Bruselas el 23 de Abril de 1990, según la cual, las cancelaciones, cambios y sustitución de las reservaciones por causa imputable al pasajero o a la Agencia, se encuentran sujetas a penalidad. Las cancelaciones, cambios y sustitución de reservaciones por hecho fortuito o fuerza mayor, como son los derivados de fenómenos naturales o sociales, se regirán por las disposiciones contenidas en el presente contrato.

Reservaciones Generales
La aceptación de reservaciones por Perú Gateway Travel /Orquídea Tour estarán sujetas a la disponibilidad de medios de transporte, alojamientos y operadores, las que serán confirmadas al viajero mediante una confirmación final.

Los itinerarios se trabajaran con la ayuda del viajero y con un gran cuidado aunque, por razones operacionales, puede ser necesario cambiar el orden de las actividades del itinerario ya sea por problemas de fuerza mayor tales como: desastres naturales, problemas sociales: huelgas, etc.; los cuales en muchos casos los medios de transporte como los operadores de la zona a visitar se ven totalmente paralizados y afectados en estos casos inesperados el departamento de Control y Calidad estará ejecutando dichos cambios conjuntamente con la ayuda de los Operadores , Hoteles y del viajero.

Documentación del Viajero
Perú Gateway Travel /Orquídea Tour recomienda a los viajeros presentar su documentación personal debidamente actualizada: nombres correctos, pasaportes en regla, etc. para evitar problemas al arribar al lugar de destino y cargos adicionales del 19% del impuesto Peruano en los establecimientos como: Hoteles y restaurantes.

Pasaportes y Visas
Usted es responsable de todos las visas, permisos, exigencias de salud necesarias, y cualquier otro documento requerido según leyes, regulaciones y órdenes del/los países visitados. Todos los pasajeros que viajan a Sudamerica y Centroamérica requieren un Pasaporte, válido durante 6 meses Hasta después del término de su viaje, y con visados apropiados según política de cada país.

Importante: Esto es responsabilidad de cada pasajero de tener un Pasaporte válido y visas necesarias, así como cumplir con exigencias de salud u otras exigencias de los países visitados. Los Operadores y/o sus empleados y agentes no son responsables por su pasaporte, exigencias de visado, entrada, salud u otras exigencias del/los países visitados o cualquier pérdida de viaje porque usted falló en cumplir las leyes, regulaciones, ordenes y/o exigencias de los países visitados.

Modificaciones de las Reservaciones
Cualquier modificación solicitada por el viajero deberá ser hecha como mínimo dentro de los 30 días laborales (viajeros individuales) 60 días (grupos) antes del inicio del viaje, de lo contrario Perú Gateway Travel /Orquídea Tour se reserva el derecho de aceptar o declinar la modificación solicitada según la disponibilidad de las empresas turísticas prestadas: alojamientos, Operadores de Turismo y medios de transportes turísticos.
No se aceptaran cambios en las reservaciones a partir de 15 días laborales antes la fecha de viaje.

Perú Gateway Travel /Orquídea tour podrá sustituir parte del itinerario u hoteles por otros de la misma categoría debido a causas razonables, Sin embargo si Perú Gateway travel /Orquídea Tour no puede brindar al viajero una parte esencial de los servicios o brindar soluciones alternas sin costo adicional para el viajero o también si los servicios son de calidad inferior a los originalmente ofrecidos el viajero serán adecuadamente compensado.

Validez de Contingencias
Pueden ocurrir cambios que provoquen modificaciones por ejemplo, los impuestos de aeropuertos o de servicios turísticos en general .Si las modificaciones ocasionan que el costo para el viajero se incremente en más del 10 % de la cantidad pactada el viajero podrá cancelar el contrato sin penalidad siempre y cuando de aviso por escrito a Perú Gateway Travel /Orquídea Tour dentro de un plazo de 48 horas de haber recibido aviso de la modificación .De otra manera se considerará que el viajero esta de acuerdo con la(s) modificación (es).

Pasajes Aéreos
Los precios de los pasajes aéreos están sujetos a disponibilidad y a cambio de tarifa hasta la fecha de emisión, se le estará avisando al viajero de dicho cambio Los cronogramas y números de vuelo están sujetos también a cambio hasta la fecha de viaje por parte de la aerolínea Local. Los Boletos aéreos Nacionales e Internacional son emitidos inmediatamente lo cual no permite reembolso de dichos boletos.
El viajero tendrá la responsabilidad de enviar toda la Información efectiva y correcta como numero de pasaporte, nombres y apellidos para la emisión de Boletos.



Sustitución del Viajero –Alojamientos y Tours Organizados
El viajero que no pueda realizar el itinerario por razones personales o enfermedad podrá ser sustituida por otra siempre en cuando sea notificada por lo menos 15 días laborales antes del inicio del viaje , le informamos que esta regulación será solo posible aplicar en cuanto ser refiere a alojamientos y Tours mas no se aplicara en el servicio de camino inca, boletos aéreos, tren y de bus las cuales únicamente podrá ser utilizada por el viajero inicial, de lo contrario el nuevo viajero deberá correr con los gastos en algunos casos de penalidad por cambio de nombre o del pago integro del servicio nuevamente.


Temporada alta : Perú Gateway travel /Orquídea tour durante la temporada entre Mayo –Julio se regirá a las especiales políticas de cancelaciones y reservaciones de los Hoteles y Operadores.

Reservaciones de Camino Inca
La política de cancelación que esta sujeto el servicio de camino inca es la mas rigurosa de todo el contrato del viajero dicho reglamento depende y están sujeta únicamente por la identidad Nacional del “ INC “Instituto Nacional de Cultura y de los Operadores directos quienes tienen la autoridad y control de las mismas. Perú Gateway travel /Orquídea tour se subordina a la disponibilidad que el operador de camino inca y de la INC ofrezca.

Se informa al viajero que, después de haber aceptado la fecha pactada y el pago por el servicio de Camino Inca, no podrá realizar ningún tipo de modificación, como por ejemplo: modificación de fecha, cambios de pasaportes, sustitución de pasajeros, cancelaciones por algún impedimento personal, etc. Perú Gateway Travel no podrá realizar ningún tipo de reembolso por los conceptos arriba señalados.

Cualquier modificación o cancelación, deberá ser puesta en conocimiento del Departamento de Control y calidad.

Plazos de Cancelaciones de Paquetes (Pasajeros Individuales)

Todo aviso de anulación se deberá enviar por escrito incluyendo toda la información pertinente y serán atendidas dentro de las 24 horas por el departamento de Control & Calidad.
Días Laborables –lunes a viernes

Dentro de los 30 días laborables -el depósito del viaje será reembolsable íntegramente menos los $15 de gastos administrativos.

Dentro de los 29 y 16 días laborales -se reservara el derecho de retener la mitad del depósito menos los $15 de gastos administrativos.

Dentro de los 15 días laborales antes de la fecha de viaje.

Plazo de Cancelaciones de Paquetes (para Grupos)

Dentro de los 60 días laborables- el depósito del viaje será reembolsable íntegramente menos los $15 de gastos administrativos.

Dentro de los 59 a 31 días laborables -se reservara el derecho de retener la mitad del deposito menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de 30 días laborables a menos –No permite reembolso.

El reembolso de los “boletos aéreos” o de medios de transporte turísticos tales como: tren o Bus estarán sujetos a la política de reembolso del respectivo abastecedor de los servicios .se informa también que no habrá reembolso de ninguna clase si el viaje se ve impedido debido a la carencia o irregularidad en los documentos personales del viajero las cuales pueden ser: tarjetas de identidad, pasaporte, vacunas, etc.

Plazo de Cancelaciones de Reserva de Hoteles
Dentro de 15 Días laborables a más antes de la fecha de ingreso- el depósito del viaje será reembolsable íntegramente menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de 14 a 9 días Laborables – permite únicamente rembolsar el 50% de lo depositado menos los $15 de gastos administrativos.
Dentro de 8 días a menos –No permite reembolso.
En caso de No-Show (No presentarse en el hotel) usted tendra que pagar la primera noche mas el 19% de IGV (Impuesto General a las ventas) segun las leyes peruanas

Nota Importante: Algunos Hoteles en particular cuentan con políticas diferentes a lo mencionado líneas arriba por lo que se le pide a usted pasajero enviar su solicitud de anulación al departamento de Control & Calidad.


Responsabilidad

Perú Gateway Travel /Orquídea tour organiza por cuenta y orden de nuestros viajeros planificando con su nombre los medios de transporte, alojamiento u otros servicios turísticos requeridos, por lo que no se responsabiliza en caso de accidentes, perdidas de objetos personales, demoras o interferencias con el tour por razones de fuerza mayor (tema climatológico , etc.) u acontecimientos que no involucran nuestra responsabilidad directamente especialmente con respecto a programas y horarios prestados por los intermediarios turísticos como por ejemplo compañías áreas y terrestres.

Perú Gateway Travel /Orquídea Tour no se hace responsable por enfermedades, estado de gravidez o impedimentos físicos o mentales , que puedan poner en peligro la salud o la integridad del viajero o terceros durante el desenvolvimiento del tour, no se reconocerá reclamo o devolución alguna por los conceptos arriba mencionados .

Solicitamos se nos informe previo a la contratación de nuestros servicios la existencia de alguna limitación de esta naturaleza, de modo de de recomendar servicios específicos que contemplen los impedimentos existentes.

Calidad y Control de los Servicios: Perú Gateway Travel /Orquídea Tour garantiza a sus viajeros los servicios ofrecidos desde hace ya 11 años prestando los servicios y en el rubro del Turismo Nacional e Internacional En caso que el viajero tenga cualquier tipo de inconveniente con nuestros servicios debe ponerse al contacto con nuestros representantes dentro de las 24 horas después de ocurrido el hecho.

Lima: +51 1 98181709 Cusco: +51 1 998182455

Oficina de Control & Calidad
De Lunes a Viernes: 09:00am -6:00pm --------Sábados: 09:00am -2:00pm
Correo Electronico: reservas@perugatewaytravel.com 
                             cancellation@perugatewaytravel.com

Eventos Sociales: Perú Gateway travel /Orquídea Tour no asume la responsabilidad en caso se presente un acontecimiento como paros, huelgas o manifestaciones en la localidad en la cual esta visitando, en este caso haremos todo lo mejor posible para poder ayudarlo y ver la manera de buscar alternativas para que usted pueda estar seguro y que pueda continuar con su itinerario.

Peru Gateway Travel agradece a sus queridos Viajeros la atención y comprensión de los términos estipulados en el contrato.